Har vår processkarta rätt detaljnivå? Det är en av de vanligaste frågorna som vi får under kursen Kartlägga och kommunicera processer och vanligt förekommande vid processkartläggningar runt om i företag och organisationer. Det tråkiga standardsvaret är att det beror på situationen och sammanhanget, men det finns konkreta hållpunkter att förhålla sig till när man ska bestämma detaljeringsgraden på sin processkarta.
Tre frågor som hjälper dig att säkerställa rätt detaljnivå i din processkarta
Vad är syftet med processkartan?
Processkartor används typiskt för att skapa förståelse och säkerställa en logik i verksamheten. Om syftet är att skapa ett sammanhang och skapa en överblick, samtidigt som det redan finns tydliga rutiner för hur specifika uppgifter utförs, kan en lite högre nivå med färre aktiviteter vara att föredra. Om syftet i stället är att identifiera brister och problem, eller för att förbereda utveckling, automation eller implementation av ett nytt stödsystem så bör processerna beskrivas på en mer detaljerad nivå. I de senare fallen bör det finnas tydliga frågeställningar som besvaras med hjälp av kartan.
Första tipset är helt enkelt att säkerställa ett tydligt syfte – varför kartlägger vi processen?
Vem ska använda processkartan?
Under själva kartläggningsarbetet kan detaljeringsgraden i processkartan anpassas för att besvara aktuella frågor. När ni väl landat i ett färdigt resultat behöver ni rikta fokus mot användarna. Finns det en eller flera grupper av användare? Vad behöver respektive användargrupp veta och förstå? När den analysen är klar kan man antingen fokusera på den största användargruppen eller på den grupp som har störst behov. Genom att involvera representanter för användargrupperna i arbetet kan man enklare hitta den rätta nivån.
Andra tipset är att ha en klar och tydlig bild av målgrupp och användare av processkartan. Här rekommenderar vi att ni genomför en enkel variant av målgruppsanalys om det inte är tydligt uttalat när processkartläggningen drar i gång.
När ska processkartan användas?
I den bästa av världar så har målgruppen optimala förutsättningar när de ska använda processkartan. De kan tydligt få en överblick över helheten och samtidigt gå in och detaljstudera delarna. I verkligheten är detta långt ifrån fallet i alla lägen. Om användarna behöver kunna ta till sig informationen på språng, kanske på en laptop- eller mobilskärm kan det innebära att det är bättra att aggregera informationen i processkartan för att stödja tillämpningen av den. Eftersom en processkarta normalt beskriver vad som ska åstadkommas snarare än hur, är det viktigt att syfte, riktning och det förväntade resultatet framgår.
Tredje tipset är att säkerställa att vi vet om de situationer och de förutsättningar under vilka processkartan kommer att användas.
Fyra riktlinjer att tillämpa när du kartlägger din process
Om ovan var generella tips att utgå från kommer vi nu försöka ge några handfasta regler som du direkt kan tillämpa. Det finns ingen garanti för att de kommer ge optimala resultat varje gång.
- Försök att hålla antalet aktiviteter i din process mellan 4 och 30.
- Om antal aktiviteter i processen ligger i den högre delen av spannet (nämnt ovan), dela in processen i delprocesser där varje delprocess maximalt innehåller 10 aktiviteter.
- Om du märker att en aktivitet har många roller och system kopplat till sig. Undersök möjligheten att dela upp den i flera.
- Om en aktivitet och ett objekt i princip uttrycker samma sak. Fundera på om aktiviteten kan slås samman med den föregående eller efterföljande för att öka graden av värdeskapande, se exempel nedan.
Att hitta rätt nivå på en processkarta blir (som med det mesta i livet) lättare ju mer erfarenhet man har och det finns inga generella regler som täcker alla tänkarbara tillämpningar. Men med dessa riktlinjer hoppas vi kunna hjälpa dig som är ny eller relativt ny på området.
Vill du veta mer?
Om du vill lära dig hantverksarbetet – hur man ritar processkartor för att visualisera verksamhetens värdeskapande så erbjuder vi utbildningen Kartlägga och kommunicera processer.
Om du har frågor om processkartläggning så är vi väldigt nyfikna på att ta del av dessa. Hör gärna av dig till oss: Rasmus Carlsson, rasmus.carlsson@trivector.se eller Ingemar Edman, ingemar.edman@trivector.se
