För att framgångsrikt styra och utveckla en verksamhet måste de viktigaste processerna identifieras och synliggöras. Tyvärr är det alltför vanligt att processkartor blir krångliga och svåranvända. Istället för att vara till nytta och skapa ökad förståelse, riskerar de att bli en börda.
Låt oss guida dig genom de viktigaste stegen för att ta fram en processkarta, från planering av projekt till kartläggning. I denna guide presenterar vi en metod för processkartläggning som vi själva arbetar efter och belyser hur du kan maximera värdet av din processkarta och använda den som ett kraftfullt verktyg. Genom att följa rätt tillvägagångssätt kan processkartläggning vara nyckeln till en smidigare och mer framgångsrik verksamhetsstyrning och utveckling.
Vad är processkartläggning?
Processkartläggning är ett praktiskt verktyg för att visualisera de arbetsflöden som finns för att tillfredsställa olika kundbehov i våra verksamheter. Om du definierar och visualiserar processerna på rätt sätt får du en bild över hur er verksamhet verkligen fungerar i sin helhet oberoende av funktionsgränser. Genom att beskriva verksamheten med hjälp av processkartor kan du på ett lättförståeligt sätt förklara hur verksamhetens olika avdelningar skapar värde för kunden, medborgaren, patienten, eleven etc. (vi använder ordet kund framöver för att beskriva vem verksamheten finns till för) och hur avdelningarna är relaterade till varandra.
Metod för processkartläggning: så kartlägger du processer steg för steg
Att lyckas med processkartläggning kan vara en utmaning, men med rätt strategi och metod kan du på ett effektivt sätt skapa processkartor som ger långsiktigt värde till verksamheten. Här är en steg för steg-guide för att hjälpa dig på vägen.
1. Sätt tydliga mål och syften
Innan du dyker in i processkartläggningen är det viktigt att definiera kartläggningens mål och syften. Varför genomförs processkartläggningen? Vad vill ni uppnå? Och vad ska processkartan användas till? Genom att ha tydliga mål och syften för din processkartläggning kan du säkerställa att alla inblandade förstår vad som förväntas. Processkartläggningen bör kopplas till ett högre syfte, eftersom enbart kartor sällan skapar ett långsiktigt värde.
Att definiera syfte och målsättning hjälper er även att säkerställa att ni har rätt detaljnivå på er processkarta.
2. Välj rätt kartläggningsmodell
Det finns olika typer av modelleringsmodeller och språk. Vi förespråkar värdebaserad processmodellering (VPM). VPM utgår ifrån att man förstår idédimensionen kring verksamhetsprocesser, det vill säga att processen utgår från att värde skapas för kunden. Processen börjar med ett kundbehov och bör sluta med att behovet är tillfredsställt.
Den tekniska och språkliga biten av värdebaserad processmodellering innehåller en del regler och riktlinjer för hur man visualiserar processens värdeskapande. Se till att samtliga processer kartläggs enligt samma modelleringsmodell och språk så att ni skapar en enhetlighet, det underlättar både för användarna av processen och vid processanalysen.
Vi rekommenderar att du undviker att använda kartläggningsmodeller som simbanor eller SIPOC-diagram då dessa modeller inte utgår från ett värdeflödesperspektiv, utan endast ett vem-gör-vad perspektiv.
3. Skapa en tydlig arbetsplan
En arbetsplan kan ge struktur och riktning år din processkartläggning. Den bör tydligt beskriva hur processkartläggningen kommer att genomföras, vilka steg som ska tas och vilka resurser som krävs. Detta hjälper till att ge struktur och riktning åt kartläggningsprocessen.
4. Engagera rätt personer
Inkludera de personer som är direkt berörda av processerna som ska kartläggas. Det kan vara chefer, medarbetare och andra intressenter som kan bidra med värdefull kunskap och erfarenhet. Se till att det blir en bra blandning av deltagande och att personer med erfarenhet engageras.
5. Kommunicera och samarbeta
En framgångsrik processkartläggning kräver kommunikation och samarbete med alla berörda parter. Se till att det finns en öppen dialog och att alla får möjlighet att bidra med sina perspektiv och idéer, antingen genom att vara involverad i arbetet eller som referensgrupper.
En metod som vi använder oss av för att samla in perspektiv och idéer är att intervjua nyckelpersoner. Här delar vi med oss av viktiga tips och saker du bör ha i åtanke när du ska genomföra intervjuer för din processkartläggning.
6. Förstå och visualisera processen
När du har samlat in information om processen är det dags att kartlägga den. Här kan det vara frestande att gå in på förbättringsmöjligheter men börja med att kartlägga nuläget först. Innan du kan förbättra en process måste du förstå hur den nuvarande processen fungerar. Därefter kan du analysera fakta kring flödet, ansvarsområden, kommunikationsflöden och eventuella problem eller flaskhalsar i nuvarande arbetssätt.
Om syftet är att identifiera förbättringar kan du kan sen gå vidare med att utveckla processen med hjälp av processutvecklingsmetoden F-ektiv.
Användningsområden för processkartor
En processkarta är ett mångsidigt verktyg med flera användningsområden. Här är några vanliga sätt att dra nytta av processkartor:
Styra och leda arbetet i processen
Processkartan utgör en värdefull grund för styrning och ledning. Den kan användas som utgångspunkt för mätning och styrning och du har nytta av den när du ska etablerar och standardiserar arbetssätt. Dessutom fungerar processkartan som ett verktyg för att förankra verksamhetens strategi och för att implementera strategin i praktiken.
Visualisera verksamhetens syfte och värdeskapande
En huvud- eller kärnprocesskarta är värdefull när du ska klargöra och visualisera varför verksamheten finns till och för vem värde skapas. Huvudprocesskartan kan även används för strategisk ledning och styrning av utvecklingsinitiativ samt projektportföljen.
Ta del av vår video och lär dig mer om huvudprocesskartans syfte och användningsområden.
Utveckla och förbättra processen
En processkarta som visualiserar nuläget utgör en utmärkt startpunkt för att förbättra ett arbetssätt. Genom att först beskriva nuläget i processen får du en solid grund för analys och möjlighet att utveckla ett börläge.
Utbilda och skapa förståelse
Processkartan ger en tydlig bild av hur kundvärde skapas och kan användas som utbildningsverktyg vid introduktion av nya medarbetare. När processerna blir synliga blir det lättare för varje individ att se hur deras arbete integreras i helheten. Detta är grundläggande för att skapa en gemensam syn på hur verksamheten fungerar för att tillfredsställa olika kundbehov. Aktiv användning av processkartor engagerar medarbetare och skapar en stark gemensam styrning.
Utveckla stödjande system
Processkartor kan användas som grund i ett processbaserat ledningssystem, särskilt för områden som kvalitet och miljö.
Inköp eller utveckling IT-system
En välutvecklad processkarta är ett bra verktyg för kravställning inför inköp eller utveckling av ett IT-system. Processkartan kan användas för att tydliggöra och visualisera vilka aktiviteter som utförs i IT-systemet och vilka aktiviteter som utförs utanför systemet.
Identifiera brister
Genom att använda processkartor kan du snabbt identifiera flaskhalsar, luckor och problem i ett arbetssätt, både inom en avdelning och mellan olika avdelningar. Processkartor som sträcker sig över organisatoriska gränser kan användas för att förbättra samarbetet mellan enheter och för att identifiera förbättringar, sett ur såväl kundens perspektiv som ur ett strategiskt och effektivitetsmässigt sådant.
Behöver du hjälp med processkartläggning så tveka inte att ta kontakt med oss på Trivector LogiQ. Om du söker kompetensutveckling inom området och vill lära dig att rita processer i praktiken så erbjuder vi kursen Kartlägga och kommunicera processer.
