I närmre 30 år har Håkan jobbat som konsult, kursledare och rådgivare med att utveckla processer och driva förändring i verksamheter. Här delar han med sig av sina råd för att driva ett lyckat processutvecklingsprojekt.
Två nyckelfaktorer för att lyckas med processutveckling
Ofta har man för bråttom när man ska ta fram en lösning, man går direkt på lösningen utan att ha förstått orsakerna till de problem verksamheten har. Det är viktigt att först förstå vad som orsakar de problem som finns i verksamheten och undersöka dessa på djupet. Den första nyckeln till att lyckas med processutveckling är alltså att jobba faktabaserat och systematiskt.
Den andra nyckeln för att lyckas är förändringsledning – samarbetet mellan de som jobbar i projektet (processteamet/processutvecklarna) och chefer och medarbetare som ska jobba i processen. Processutvecklaren kan inte skapa förändring utan att ha med sig resten av organisationen.
Arbeta faktabaserat med verksamhetens nulägesbeskrivning
Det är viktigt att vara ärlig i sin nulägesbeskrivning. Att ta fram fakta och inte bara tycka. Nulägesbeskrivningen ska ge en faktabaserad bild av hur det faktiskt ser ut i verksamheten. Fakta tas fram genom att genomföra olika analyser, exempelvis analys av ledtider, värdeanalys och analys av vad kvalitetsbrister faktiskt kostar verksamheten. Att vara överens om nuläget är startpunkten för all förändring. Vi riskerar att bara lösa symptom istället för att lösa de bakomliggande problemen om vi hoppar över nulägesbeskrivningen.
Ta ett exempel. Om medarbetare och chefer inte arbetar enligt de arbetssätt och processer som finns så hjälper det inte att utveckla en ny process. Då måste man undersöka grundorsaken till varför man inte arbetar enligt processen som finns. Lösningen på problemet kan då visa sig vara att synliggöra och kommunicera verksamhetens nuvarande process och arbetssätt istället för att utveckla en ny process. Som sagt, var inte för snabb med att gå på lösningen utan förstå orsakerna till problemet först.
Förändringsledning i processutvecklingsprojekt
Det är viktigt att involvera medarbetare och chefer i alla steg av processutvecklingsprojektet av två anledningar:
- Det finns mycket kunskap och förslag på förbättringar hos medarbetarna och cheferna och det är processteamets ansvar att bjuda in till dialog och ta vara på den kunskapen. Dialog med medarbetarna är även viktigt för att få en lösning som fungerar bra i praktiken.
- När processerna är utvecklade och det nya arbetssättet är framtaget är det medarbetarna som ska acceptera förändringen och arbeta enligt det nya arbetssättet. Har medarbetarna och cheferna varit delaktiga i utvecklingsarbetet så ökar viljan och motivationen att jobba enligt det nya arbetssättet. Vid implementation av det nya arbetssättet har cheferna en nyckelroll. Det är viktigt att dem tar ansvar för såväl utbildning som att följa upp att de nya arbetssätten faktiskt används som det är tänkt. Om cheferna inte tar detta ansvar så kommer det inte att ske någon förändring.
Vill du veta mer? Kontakta oss!
Om du vill lära dig mer om att driva processutvecklingsprojekt på ett faktabaserat och systematiskt vis så erbjuder vi kursen Utveckla processer – för bestående förändring
