Processledning handlar inte i första hand om att beskriva processer. Det handlar om att förstå hur verksamheten skapar värde och att låta den förståelsen påverka hur verksamheten styrs och leds. Processkartor, roller och modeller är viktiga verktyg, men deras värde uppstår först när de används för att stärka verksamhetens förmåga att skapa resultat för kunder, användare och andra intressenter.
Varför processledning ofta får begränsad effekt
Så länge processledning behandlas som något vid sidan av den ordinarie styrningen kommer effekten att bli begränsad. Processerna kan synliggöra hur värde skapas, men om prioriteringar, resurser och uppföljning styrs av andra logiker får de liten påverkan på verksamhetens utveckling.
Samtidigt fortsätter verksamheten att ledas utifrån funktioner, budgetstrukturer och organisatoriska gränser. Då uppstår en situation som många känner igen:
Processerna synliggör vad som skapar värde.
Besluten fattas utifrån andra perspektiv.
När styrningen tar sin utgångspunkt i värdeskapandet
Om vi skalar bort modeller, metoder och verktyg kan processledning beskrivas ganska enkelt:
Att styra verksamheten utifrån hur värde skapas.
Det innebär att fokus flyttas från organisationens delar till hur de samverkar. Från vad varje funktion gör, till vad verksamheten som helhet åstadkommer.
Det är mer än en nyans. Det påverkar vilka frågor som ställs, vilka beslut som fattas och vad som följs upp.
Vad förändras när processledning används som styrning
När processledning används som styrning förändras perspektiv, prioriteringar och uppföljning.
Fokus flyttas från enskilda funktioner till hur arbetet hänger ihop över organisatoriska gränser. Ledtider, kvalitet och kundupplevelse blir gemensamma frågor snarare än lokala.
Beslut börjar i högre grad ta hänsyn till hur hela flödet fungerar. Lokala optimeringar som försämrar helheten blir svårare att motivera.
Även uppföljningen förändras. Mått som tidigare speglat enskilda delar av verksamheten behöver kompletteras med mått som visar hur väl processen fungerar som helhet och vilket värde den skapar.
Förändringen sker dock inte genom att processerna dokumenteras eller visualiseras. Den sker först när processerna används som underlag för prioriteringar, beslut och uppföljning.
Var det brukar gå fel
Det vanligaste misstaget är att försöka införa processledning utan att förändra hur verksamheten styrs och leds.
Processer kartläggs, roller definieras och modeller etableras. Men när det gäller de frågor som påverkar verksamhetens utveckling mest – prioriteringar, resurser, uppföljning och beslut – fortsätter man att agera som tidigare.
Processerna beskriver hur värde skapas, men styrningen utgår från andra perspektiv. Resultatet blir att processledningen lever ett parallellt liv och får begränsad betydelse för hur verksamheten faktiskt fungerar.
Tre förmågor för fungerande processledning
För att processledning ska få genomslag krävs tre förmågor som behöver samverka.
De handlar om att förstå värdeskapandet, skapa en gemensam ordning för processledning och omsätta processerna i praktisk styrning.
Den första handlar om värdeskapande logik. Processledning börjar inte med processer. Den börjar med förståelsen för vilket värde verksamheten ska skapa, för vem och varför. Processerna är ett medel för att skapa värde, inte ett mål i sig. Utan en tydlig förståelse för värdeskapandet blir det svårt att avgöra vilka processer som är viktiga, hur de bör utformas och vad som ska prioriteras.
Den andra handlar om gemensam struktur. För att kunna leda och utveckla processer behövs en gemensam ordning. Processer, roller, ansvar och samband behöver beskrivas på ett sätt som skapar samsyn och möjliggör samarbete över organisatoriska gränser. Strukturen gör det möjligt att förstå helheten, samordna insatser och bedriva ett långsiktigt utvecklingsarbete.
Den tredje handlar om operativ styrning. Det är här allt avgörs. Processledning får verklig betydelse först när processerna används för prioriteringar, uppföljning, resursfördelning och beslut i vardagen. Många organisationer kommer långt i sitt arbete med processkartor och roller, men betydligt kortare när det gäller att omsätta processerna i praktisk styrning och ledning.
Var och en av dessa förmågor är viktig. Det är samspelet mellan dem som avgör om processledning blir dokumentation eller ett sätt att styra och utveckla verksamheten utifrån hur värde skapas.
Hur styr ni idag?
Den avgörande frågan är därför: Hur väl utgår er styrning från hur värde skapas i verksamheten? Fundera exempelvis över:
- Vad styr era prioriteringar?
- Vad följer ni upp och varför?
- Vilka perspektiv väger tyngst när beslut fattas?
- Hur väl stödjer era mål och mått det värde ni vill skapa?
Svaren säger mer om graden av processledning än antalet processkartor eller definierade roller gör.
Det handlar ytterst om styrning
Processledning handlar ytterst om att styra och leda verksamheten utifrån hur värde skapas.
Processer synliggör sambanden mellan aktiviteter, resurser och resultat. Processledning handlar om att använda den kunskapen för att prioritera, fatta beslut, följa upp resultat och utveckla verksamheten i rätt riktning.
När processledning reduceras till metodik blir effekten ofta begränsad. När den blir en del av styrningen börjar den påverka det som verkligen spelar roll – hur verksamheten fungerar, utvecklas och skapar värde.
Utbildning inom processledning
Relaterad utbildning: Utveckla processledning
Det här inlägget är baserat på webbinariet Processledning utan styrning – därför uteblir effekten. Webbinariet går att ta del av via Trivector LogiQs prenumerationstjänst.
