I många verksamheter arbetar stödprocesser var för sig. Varje funktion driver sina initiativ, med goda intentioner, men utan att samordna sig.
Resultatet? Kärnverksamheten får ta emot en ström av aktiviteter från olika håll. Det kan vara utbildningar som ska genomföras, system som implementeras eller enkäter och frågeställningar som ska besvaras.
Det skapar problem.
När stödprocesser belastar kärnverksamheten
Att stödprocesser till viss del belastar kärnverksamheten med sina aktiviteter är oundvikligt. Men när det sker utan samordning uppstår en situation där kärnverksamheten tvingas hantera mer än den klarar av.
Ledningsgrupper inom kärnverksamheten får lägga tid på att sortera, prioritera och hantera initiativ från flera håll. Många upplever att stödjande funktioner inte pratar med varandra.
Konsekvenserna blir ofta att kärnverksamheten får:
- ojämn belastning över tid
- många kontaktytor att hantera
- dubbelarbeta när liknande frågor kommer från olika håll
- prioritera bort stödinitiativ för att hinna med kärnuppdraget
När aktiviteterna blir för många kan de tränga undan verksamhetens uppdrag så pass att det påverkar leverans till kund. Alternativt skapas ett beteende där man börjar ignorera initiativ från stödprocesserna.
Vad innebär det att koordinera stödprocesser?
Att koordinera stödprocesser handlar om att ta ett gemensamt ansvar för hur och när ni påverkar kärnverksamheten.
Det innebär att medarbetare och ledare inom olika stödprocesser behöver prata med varandra och planera tillsammans, inte bara utifrån sin egen funktion.
Det kräver att ni:
- förstår kärnverksamhetens förmåga att ta emot och införa aktiviteter som kommer från stödprocesserna. Se kärnverksamheten utifrån deras perspektiv och säkerställ att belastningen sker vid rätt tidpunkt utifrån tillgängliga resurser.
- prioritera mellan stödprocessernas olika aktiviteter och vågar välja bort.
- samordna aktiviteter där det finns likheter. Liknande frågeställningar kan samlas under en gemensam enkät i stället för att ni utför flera.
- samordnar kontakten med kärnverksamheten. Sträva efter en gemensam och enkel kommunikation för att minska antal kontaktytor för kärnverksamheten
Frågor som hjälper dig att koordinera era stödprocesser
Ställ er följande frågor:
- Hur ser kärnverksamhetens rytm ut och när passar det bäst att vi genomför våra utvalda aktiviteter?
- Hur mycket förändring (utbildningar, implementationer, utredningar, med mera) klarar verksamheten av just nu? Inom de närmsta månaderna eller året.
- Vilka aktiviteter är viktigast och vad får vänta?
- Kan vi samordna våra aktiviteter och jobba tillsammans?
- Hur ska interaktionen med kärnverksamheten skötas?
Värdet av att ha koordinerade stödprocesser
När ni koordinerar era stödprocesser minskar belastningen på kärnverksamheten. Det gör att verksamheten kan fokusera på sitt uppdrag i stället för att hantera interna initiativ.
Samtidigt ökar träffsäkerheten i stödprocessernas arbete. Rätt aktiviteter genomförs, vid rätt tidpunkt, och får kärnverksamhetens uppmärksamhet och tid.
Mer information
Relaterad utbildning: Styr stödprocesser smartare
Ta del av vårt inspelade webbinarium Stödprocesser – din verksamhets bästa vän eller gökunge där vi pratat just om koordinering av stödprocesser. Webbinariet går att ta del av via Trivector LogiQs prenumerationstjänst.
