Upplever ni att tiden inte räcker till? Lider er verksamhet av långa kötider och ineffektiva flöden?
Många organisationer tenderar att fokusera på resursförsörjningen och upplever att lösningen på många flödesproblem är att tillföra mer resurser. I vissa fall kan resurserna behöva ses över, men lika viktigt är det att ha strategier för hur man kan effektivisera verksamheten och leverera mer värde med befintliga resurser. Här finns det ofta lågt hängande frukter att plocka för att göra verksamheten mer effektiv och kundorienterad. En metod som ofta används inom lean är att jobba med att identifiera och eliminera slöseri.
Varför ska verksamheten eliminera slöseri?
Slöseri, spill eller waste är arbete som inte tillför värde, varken internt eller externt. Men varför ska man jobba med att minimera slöseri? Ställ den frågan till en japan som är skolad till att effektivisera verksamheter och du kommer att få följande svar: ”Muda, it’s a mountain of treasures!”
Genom att eliminera slöseri, icke värdeadderande aktiviteter, frigör ni tid till värdeskapande aktiviteter. Det kan bland annat innebära mer tid för patientkontakt eller mer tid för ärendehantering som i sin tur leder till kortare kötider. Fördelarna med att eliminera slöseri är många och ger sig ofta i uttryck i form av nöjdare kunder, bättre genomströmning i era flöden och minskad stress hos medarbetarna för att onödiga arbetsuppgifter reduceras. En annan fördel är att medarbetarna involveras och engageras i förbättringsarbete.
Olika flöden genererar olika typer av slöseri
Oavsett om flödet är fysiskt eller administrativt så genererar det slöseri, men vilka former av slöseri som genereras beror på vilken typ av flöde det är. Vet du inte vilket typ av flöde du jobbar i? Då kan du börja med att läsa det här inlägget om de två arketyperna av flöden: Vilken typ av flöde du jobbar i avgör hur du bäst uppnår effektivitet. Först när du vet vilket flöde du arbetar i kan du jobba med att effektivisera flödet.
Så går du till väga för att identifiera och eliminera slöseri
Tillvägagångssättet för att identifiera slöseri är enkelt. Se till att ta vara på medarbetarnas kompetens och låt de som jobbar i flödet identifiera slöseri och ta fram förbättringsförslag. Gå samman några medarbetare och observera ert flöde. Utgå från den arketyp av flöde ni jobbar i. Vad ser ni för former av slöseri i ert vardagliga arbete?
Lista de moment som genererar spill och diskutera sen hur ni kan eliminera dessa. Vad behöver ni förändra för att eliminera respektive slöseri som ni har identifierat?
Vissa saker kommer vara enkla att förändra medan andra kräver en större insats. En strategi är att plocka de lägst hängande frukterna först. Börja med det som ni har mandat att förändra och är enklast att eliminera.
En annan strategi är att fokusera på det som ger störst effekt. Finns det en bov i dramat som driver ledtider och triggar andra former av slöseri? Då kan det vara bra att börja där, för det är ingen idé att sila myror om du sväljer elefanter.
Identifiera slöseri i operationella flöden
Slöserier som ofta genereras och bör observeras i operationella flöden:
- Överproduktion – att producera mer än vad kunden behöver just nu eller att köpa in mer än vad verksamheten behöver.
- Lager – att samla på olika av lager i form av råmaterial, färdiga produkter eller pågående arbete kan ha ett värde men att investera i dessa för att ”samla på hög” är slöseri, och kan orsaka onödiga transporter samt döljer effekter. Inom administration kan det vara olika dokument som upptar onödigt utrymme som i sin tur gör det svårare att hitta det man söker efter.
- Väntan – vänta på material, information, godkännande från andra, eller väntan i ineffektiva system driver spilltid.
- Överarbete – att tillföra mer värde till en produkt än vad kunden är beredd att betala för. Administrativt kan det beröra dubbel inmatning i systemet, att system inte pratar med varandra och att du måste göra samma arbete två gånger. Det kan även innebära att man dokumenterar mer än nödvändigt, vilket i sin tur driver på ett lager.
- Defekter – produkter och tjänster som inte möte kundens krav och förväntningar.
- Onödig rörelse och transporter – olika former av slöseri som främst identifieras inom repetitiv industri.
Identifiera slöseri i utvecklingsflöden
Det händer att verksamheter använder sig av dessa former av slöseri även när de ska öka effektiviteten inom verksamhetsutveckling eller tjänste- och produktutveckling. Om du direkt översätter dessa former av slöserier till ett utvecklingsflöde är sannolikheten stor att du inte adresserar rätt former av slöseri. Som exempel är oftast (finns alltid undantag) transporter irrelevant i kontexten av utvecklingsarbeten. Däremot så ger ofta överlämningar av arbete från en roll till en annan upphov till att kunskap och information missas i arbetet. När du ska identifiera slöseri i ett utvecklingsflöde är följande 3Ön relevanta att observera:
- Öar av information – en stor del av tiden tillbringas med att söka efter information. Utspridd information i flera olika delar av verksamheten som förhindrar flödet mellan olika team-medlemmar.
- Överlämningar – en överlämning sker när kunskap, ansvar, handling och återkoppling separeras. Överlämningar är hemska eftersom de resulterar i att beslut fattas av personer som saknar kunskap att förverkliga dem.
- Önsketänkande – när beslut fattas utan fakta eller data. Eller så skjuter vi från höften. Önsketänkande handlar mycket om mindsetet: ”Vi kör på – Oavsett vad vi vet så kör vi på… Det ska bara in i mål.”
Vill du veta mer?
Vill du lära dig att effektivisera era flöden i praktiken så erbjuder vi kursen Designa effektiva flöden.
Har du frågor? Ta kontakt med Max! Han har lång erfarenhet av att arbeta med lean och flödesdesign inom industrin, nationellt som internationellt, och har under senare tid även arbetat som konsult inom offentlig sektor, som idag lider av stora flödesutmaningar.
