Växjö kommun har länge haft ett tydligt mål – att främja ett växande näringsliv och en stark och hållbar arbetsmarknad. För att förverkliga detta har kommunen genomfört förändringar både i sitt interna samarbete och sitt stöd till näringslivet. Med en tydlig inriktning på att förenkla och effektivisera processerna har kommunen tagit stora kliv framåt, och resultatet har inte låtit vänta på sig.
– Vårt syfte har varit att skapa fungerande arbetssätt och arbeta gränsöverskridande för att möta invånarnas och företagens behov mer effektivt berättar Vera Demiri-Abazi, processutvecklare och processtöd inom kommunens näringslivsarbete.
– Vi vill att Växjö ska vara en plats där företag inte bara startar upp utan också växer och stannar kvar. Det är viktigt för att vi ska ha en stark arbetsmarknad och en attraktiv kommun.
– I praktiken innebär det att vi som kommun har en nära dialog med företagarna samt ser till att stödja och förenkla i olika myndighetsutövningar så att de kan planera sin verksamhet och fokusera på att skapa tillväxt, fortsätter Vera.
Inom huvudprocessen ”Skapa förutsättningar för ett växande näringsliv och en fungerande arbetsmarknad” arbetar näringslivsavdelning, arbetsmarknadsavdelning och stadsbyggnadsförvaltning. Genom processarbetet har kommunen lyckats stärka samarbetet mellan avdelningarna, förbättra relationen med företagen och därmed bli ännu bättre på att möta företagarnas behov och stödja deras tillväxt.
– Vi har sett stora framsteg i hur vi samverkar, inte bara mellan oss inom kommunen, utan även med företagen själva, berättar Vera.
Näringslivsavdelningen arbetar idag aktivt med att besöka företagen för att samla information om deras behov.
– Det kommer in många frågor från företagarna till näringslivsavdelningen och genom ett gränsöverskridande samarbete med arbetsmarknadsavdelningen kan de idag svara upp snabbare och tillsammans leverera en hög service.
– Stadsbyggnadsförvaltningen arbetar i sin tur aktivt med att korta ner handläggningstiderna och samordnar berörda tillsyner för att göra ett gemensamt besök i stället för flera, förklarar Vera.
Om en företagare exempelvis vill starta en restaurang i Växjö – då ska företagaren få träffa bygglovshandläggare, näringslivsutvecklare och alkoholhandläggare samtidigt. Det sparar tid för företagarna och minskar byråkratin.
– Vi har enbart fått positiva reaktioner från näringslivet, säger Vera. Det har gjort skillnad för företagen att vi har samordnat oss bättre internt och att de slipper bollas mellan olika förvaltningar, fortsätter hon.
De positiva effektivera syns även inom kommunen och leder till nya samarbeten.
– När förvaltningar växer är det gränsöverskridande relationerna väldigt viktiga, menar Vera.
– Detta har cheferna verkligen lyckats förmedla och fått med sig medarbetarna på. Idag träffas medarbetarna allt oftare över avdelningsgränserna för att diskutera och lösa gemensamma utmaningar. De samarbetar även på ett mer strukturerat sätt än innan.
De senaste åren har varit ekonomiskt utmanande för många företagare. Först drabbade coronapandemin som kastade världen in i en hälsokris med omfattande ekonomiska konsekvenser. Särskilt hårt drabbades fysiska butiker, restauranger och besöksnäringen, som förlorade en stor del av sina kunder. Därefter kom en period av hög inflation, stigande räntor och skenande elpriser under 2023, vilket ytterligare pressade företagen.
Näringslivsavdelningen i Växjö kommun insåg att det eventuellt kommer bli allt fler företag som ansöker om konkurs och behöver varsla anställda på grund av det svåra ekonomiska läget. Hur kan kommunen hjälpa företagarna och arbetarna i denna svåra situation? Hur kan kommunen säkerställa att de företag som tar kontakt slussas till rätt enhet och får hjälp snabbt?
– Vi såg ett behov av att skapa en mer strukturerad process för att bemöta företagskonkurser och varsel, och samtidigt ge invånarna den hjälp de behöver, berättar Vera.
Dåvarande processägare Rizana Talic tillsatte snabbt ett processteam bestående av representanter från både näringslivsavdelningen och arbetsmarknadsavdelningen. Gruppens ansvar blev att utveckla en ny process samt klargöra vad processen ska leverera och vilket behov kommunen ska tillfredsställa. Resultatet blev processen ”varsel och konkurs inom näringslivet”.
– Det är otroligt viktigt att olika avdelningar arbetar tillsammans. På så sätt kan vi, i denna svåra situation, bemöta företagarna och deras anställdas behov på ett mer effektivt sätt menar Vera.
Processteamet arbetade utifrån Trivector LogiQs metodik och drev projektet med hjälp av projektmodellen F-ektiv.
– Vi började med att kartlägga nuläget för att få en förståelse över hur det ser ut när företagarna kontaktar kommunen om en konkurs. Sedan såg vi över hur vi kan förbättra processen utifrån ett kundperspektiv och tog fram ett önskat läge och arbetssätt för processen.
Genom ett gränsöverskridande samarbete kunde kommunen ta fram en process där roller och ansvar fördelades och tydliggjordes mellan avdelningarna.
– Vi har byggt en process som klargör vilka frågor som hanteras av näringslivsavdelningen och vilka som slussas vidare till arbetsmarknadsavdelningen. Tidigare fanns det ingen tydlig struktur, och många medarbetare hade inte en relation till varandra så man visste inte vem man skulle rikta inkomna frågor till, avslutar Vera.
Processarbetet har även lätt till att kommunen nu arbetar förebyggande med att identifiera vilka företag som riskerar att gå i konkurs och hur man bäst kan stödja dessa företag samt deras anställda.
– Målet har inte bara varit att tillgodose företagens behov, utan även att stödja de anställda i att omskola sig eller på andra sätt ta nästa steg i sina karriärer, förklarar Vera. Om ett företag idag kontaktar näringslivsavdelningen för att meddela om kommande varsel, finns en direktkanal till arbetsmarknadsavdelningen. Där kan företagen och deras anställda få hjälp och tillgång till arbetsmarknadsinsatser, som anpassas efter deras behov, fortsätter Vera.
Ett initiativ som kommunen funderar på att införa är ett så kallat ”en väg in”-system, som ska göra det lättare för företag att snabbt få rätt hjälp, exempelvis vid uppstart. I stället för att företagare behöver navigera mellan olika avdelningar, ska de kunna vända sig till kommunen och omedelbart bli lotsade rätt.
– Det viktigaste är att vi hela tiden lär av varandra och bygger vidare på de relationer vi har skapat, både inom kommunen och med näringslivet. Det här arbetet handlar om att se till att både företagen och våra invånare har de bästa förutsättningarna för att lyckas.
Växjö kommun är organiserad i fem huvudprocesser, där varje process har en dedikerad processägare och ett processteam. För att stödja och utveckla arbetet kan varje processägare även få hjälp av kommunens processutvecklare.
– Vi arbetat för att skapa ett strukturerat och samarbetsinriktat arbetssätt där våra processer överskrider förvaltningsgränserna. Att skapa relationer över förvaltningsgränser gynnar det interna samarbetet och dem vi finns till för.
– Många blir lätt avskräckta när de hör talas om processer och processutveckling, men det behöver inte vara så komplicerat. Vi försöker därför hålla det enkelt. Vi ritar inte processer i onödan utan utgår alltid från ett tydligt behov och ser till att processkartorna är lättförståeliga så att de faktiskt används i organisationen, menar Vera.
Metodiken som kommunen använder sig av bygger på Trivector LogiQs utbildningar och processynsätt.
– Vi har gått utbildningar hos Trivector LogiQ, tagit in stöd när det behövts och använt oss av boken Processbaserad verksamhetsutveckling när vi driver processutvecklingsprojekt.
– Att arbeta processbaserat handlar om att utgå från ett behov, förstå vilken nytta vi ska skapa, för vem och hur vi måste samarbeta över gränser för att leverera den nyttan. Detta har man förstått på både näringslivsavdelningen och arbetsmarknadsavdelningen vilket har gett grund för det goda samarbetet och gör att vi idag kan hjälpa företagen och invånarna på ett mer effektivt sätt.
