Hur gör ett världsledande företag när de behöver bli effektivare och öka lönsamheten? Hur förbättrar man sig när verksamhetens olika avdelningar redan fungerar bra? Valmets svar är att sätta ihop delarna till en bättre helhet. De arbetar nu med att förbättra företagets kundnära processer, från affärsmöjlighet till överlämning av färdig anläggning. Och Valmet gör det snabbt. Projektet startade i november 2013 och ska vara helt implementerat i juni 2014.
Valmet i Karlstad tillverkar maskiner för produktion av mjukpaper så kallad tissue, det vill säga näsdukar, hushållspapper, servetter och liknande. De är världsledande och har kunder över hela världen. Med projektet Tissue Forward vill de knyta ihop företagets processer, binda samman hela arbetet från att kunden gör sin beställning, via planering, produktion, montage till igångsättning av anläggningen, en projekttid på arton månader. Genom att säkerställa alla delleveranserna i projektet, tydliggöra beslutsforum och ansvar samt kommunicera aktivt mellan avdelningarna räknar Valmet med att spara stora summor.
Valmet i Karlstad har omkring 570 anställda.
Verksamheten tillverkar maskiner för tissue-produktion, det vill säga näsdukar, hushållspapper, servetter och liknande. Tissue-maskinerna är stora som hus och tekniskt komplicerade. I verkstaden finns bland annat Europas största svarv som används vid tillverkningen av de upp till 5,6 meter höga yankee-cylindrarna som pappret torkas på. Alla delar i maskinen kräver precision och exakta mått, i vissa fall ner till hundradels millimeter, mycket stort och mycket exakt på en gång, alltså.
Att tillverka en tissue-maskin tar cirka ett år. Lägger man till försäljningsfasen och garantitiden så kan ett kundprojekt vara upp till fem år.
– Redan under andra halvåret 2014 förväntar jag mig se frön av minskade kostnader som härrör från de förbättrade arbetsprocesserna. Under 2015 räknar vi med betydande kostnadsminskningar, säger Anders Björn, vd.
– Vi har under en tid haft för höga garantikostnader i projekten. Det var tydligt att något måste göras, fortsätter Anders.
Valmet har under många år byggt upp kunskapen om processer och gjort flera interna förändringsprojekt, både lyckade och mindre lyckade.
– Insikten har vuxit om att vi måste se över helheten och öka samarbetet mellan avdelningarna för att uppnå en större förändring, berättar Kristin Mossberg, kvalitetschef. Genom Tissue Forward sätter vi kundprojekten i centrum.
Parallellt arbetar vi med ett antal större processförbättringar som har stor påverkan på våra leveransprojekt.
Förändringen leds av en projektgrupp på 25 personer som representerar olika delar av företaget. De är noga utvalda för sitt höga kunnande och långa erfarenhet och röner alla ett mycket högt förtroende inom företaget. Deltagarna i gruppen arbetar 2-3 dagar i veckan med Tissue Forward.
– Vi har åstadkommit mycket på kort tid och fått med kunskap och erfarenheter från hela företaget in i processen på ett sätt som vi inte tidigare haft. Vi håller på att bygga en tydlig och gemensam försäljnings- och leveransprocess som är överenskommen av alla inblandade parter, säger Camilla Christensen, projektledare för Tissue Forward.
För att sätta kundprojekten i centrum har en övergripande processkarta tagits fram som visar kundprojektet från förfrågan från kund till projektet stängs, samt en projektmodell. Projektmodellen har ett antal kontroll-punkter, så kallade gates där man stämmer av om projektet är redo att gå vidare till nästa fas. Beslutet fattas i ett gatemöte med personer från berörda delar av verksamheten. Varje gate har en checklista som stäms av, eventuella avvikelser diskuteras och åtgärdsplaner tas fram. Mötet avslutas med att man beslutar om projektet kan gå vidare till nästa fas eller inte.
Projektet har haft som ledstjärna att lära genom att praktisera. Det gäller att lägga lagom mycket arbete på teoretiska lösningar innan man vågar prova.
– Det är bättre att testa sina idéer i praktisk användning, att lyssna och lära vad som fungerar och vad som inte fungerar, än att fundera och planera för länge, menar Johanna Sjöberg Larsson, ansvarig för projektmodellen i Tissue Forward. Tissue Forward är just nu i en spännande fas när de arbetssätt som diskuterats fram börjar användas på verkligt i kundprojekt. Det allra första gate-mötet har just genomförts.
– Det fungerade riktigt bra! Det blev en bra avstämning över hur långt vi kommit i kundprojektet. Vi hittade ett par brister som måste åtgärdas, men projektet fick godkänt att gå vidare, berättar Johanna.
Valmets personal har själva arbetat fram de nya arbetssätten, men anlitat Trivector LogiQ för att guida dem genom Tissue Forward.
– Trivector hjälper oss att se vad vi behöver fundera över och bidrar med kunskap och erfarenhet från liknande projekt, säger Camilla.
– Nu involverar vi alla chefer. De får fungera som ambassadörer för Tissue Forward och sprida budskapet till sina medarbetare. De som hittills blivit inblandade har alla varit väldigt positiva. Många säger att de längtat efter det här. De har sett problemen och är glada för att man äntligen tar tag i det, berättar Camilla.
Men varför denna brådska?
– Vi har erfarenhet av tidigare interna projekt som har dragit ut på tiden, tappat fokus och runnit ut i sanden. För att behålla fullt fokus under hela projekttiden krävs ett högt tempo och tydliga delmål, berättar Anders.
– Jag tror stenhårt på Tissue Forward; det genomförs på kort tid, vi har rätt medarbetare i projektet, vi har ledningens fulla stöd, vi är mycket noga med kommunikationen och vi har stödet från Trivector, säger Anders.
Så här långt är Tissue Forward väldigt positivt.
Artikel publicerades ursprungligen i Trivectors kundtidning 2038. Artikeln återges här med oförändrat innehåll men i ett annat format.
