Om man frågar folk vad de gör på jobbet, skriver in svaren i pilar och förbinder pilarna med streck så har man gjort en grafisk att-göra-lista som också kan kallas processkarta. Eller? Tycker man så, då finns det en del kul att upptäcka. Håll ut och häng med till slutet. Där väntar Leif Walter på dig.
Vad betyder ordet process?
Ordet process har härletts från latinets procedo som ungefär betyder ”gå framåt, fortsätta, avancera”. Betydelsen är med andra ord ganska bred, inte konstigt att ”process” används i en rad sammanhang. Kemister, jurister och politiker är några exempel på grupper som har nytta av ordet, var grupp på sitt eget sätt.
Processförståelse 0.1 till 2.0 – Gå från ”en kedja av aktiviteter” till ”hungrig-till-mätt”
Pratar vi om en verksamhets processer och vill öka förståelsen för vad som menas så används ibland beskrivningen ”en kedja av aktiviteter”. Det är en grundläggande beskrivning, så grundläggande att det knappast kan kallas ”processförståelse” 1.0, snarare processförståelse 0.1. Liknelsen fungerar i en vardaglig diskussion men inte som utgångspunkt i ett professionellt sammanhang. För att ta det ett steg längre kan man använda ”ett nätverk av aktiviteter”. Fortfarande får vi inte reda på vad som håller samman nätverket, vad som avgränsar det eller vilket syfte det har.
För att nå processförståelse 2.0 och få svar på alla de frågor som utelämnas i 0.1 bör ett värdeperspektiv läggas till. När man försöker förstå en process bör beskrivningen ”hungrig till mätt” användas istället för ”ax till limpa”. Vill du följa den tankelinan ut se inlägget ”Ax-till-limpa” eller ”hungrig-till-mätt”? Men vart tog processförståelse 1.0 vägen? Den finns inte. Så stor är utväxlingen och skillnaden mellan kedja och ”ax-till-limpa” respektive nätverk och ”hungrig-till-mätt”; från 0.1 till 2.0. Praktisera tänket och du märker att nu börjar det bli roligt.
Sammanhang där ett processynsätt är avgörande för att nå framgång
När man har grundat i tankarna ovan så kan man diskutera sammanhang där ett processynsätt är välgörande. Som till exempel…
- …för att definiera hur verksamhetens strategi och verksamhetsidé via huvudprocesserna omsätts i vardagen.
- För att förstå och designa verksamhetens värdeskapande. För att se över verksamhetens tjänstedesign.
- För att utifrån en långtgående och hämningslös kundorientering koppla tjänsteinnovation till digitaliseringens möjligheter.
- För att hitta balanser; mellan strukturkapital och humankapital, mellan ”varför” och ”hur”, mellan repetitivitet och flexibilitet.
- För att relatera individens och teamets vardag till ett större sammanhang.
- För att skapa förutsättningar för effektivt samarbete över gränser mot gemensamma mål.
- För att utmana och riva organisationsstrukturer. För att…
Detta är bara ett utplock av sammanhang där processynsättet är allt från en smart genväg till en grundförutsättning för att lyckas.
Processförståelse 3.0 – att se verksamhetens delsystem tillsammans och i förhållande till omvärlden
Processynsättet är underanvänt. Man behöver vilja och kunna se verksamhetens delsystem tillsammans och i förhållande till omvärlden. Jobbigt? Ja, det finns goda anledningar till att behovet av att reducera komplexitet ibland löses genom att man reducerar betydelsen av saker och ting. Som att göra processer till ”kedjor av aktiviteter.” Vi har nu tillämpat ett systemperspektiv inte bara på den enskilde processen, utan på verksamhetens alla delsystem i relation till omvärlden. Du har nu nått processförståelse 3.0. Grattis, ganska få hittar hit, trots att det egentligen inte är svårt. Man behöver ”bara” vara genuint nyfiken på verksamhetens hela ekosystem och ambitioner.
Processförståelse 4.0 – ett starkt flödeintresse som river gränser
Ovanpå eller runt omkring processförståelse 3.0 finns det en metanivå av processynsättet. En nivå så värderingsgrundad att den inte vill bli benämnd något så fyrkantigt som 4.0. Kommer du hit så märker du att ditt flödesintresse nu är riktigt starkt. Inga gränser får stå i vägen. Det som började med ett genuint intresse för kunder och värdeskapande handlar nu också exempelvis om gränsöverskridande, långt bortom tvärfunktionalitet. God processdesign är till för att frigöra medarbetarens intelligens och kreativitet snarare än att boxa in antagen dumhet. Strävan efter smarta samarbeten över gränser, mot gemensamma mål, gifter sig väl med flexibilitet och föränderlighet – bara balanserna är rätt.
Flödesutmaningarna i samhället – när utvecklingsmöjligheterna skriker efter din uppmärksamhet och mer resurser inte är lösningen
Finns det inga nackdelar för dig på denna nivå? Jo. Du får nästan näsblod när mer resurser förväntas förbättra varje verksamhet. Under valrörelsen hade du alltid näsdukar till hands när du lyssnade till debatter. Varför hälla pengar i delarna när helheten inte fungerar? Hur kan ännu mer av samma vara lösningen på något som är dysfunktionellt? Varför öka ansträngningarna att nå fel mål?
Du ser allt fler flödesutmaningar och tokiga systemgränser. Du riskerar komma i konflikt med alla övermogna verksamheter ledda av de ”som redan vet.” Skolan ser du naturligt som en flödesutmaning. Glöm kepsarna, bejaka mobiltelefonerna och sluta tro att det finns ett betygssystem som spelar någon roll. Pseudodiskussioner tröttar. Du mår dåligt av tanken på att vi idag ser en 7-åring i ögonen och säger ”Vi vet inte vem du är, vad du vill, vad du kan eller vad du har förutsättningar. Vi vet inget om just dig. Och faktiskt, vi bryr oss inte. Vi har redan tänkt ut hur många timmar matte du ska ha de kommande nio åren.” När grundskolan föreslås bli tioårig får du näsblod igen. Egentligen skulle den kunna vara sjuårig. I snitt. Behov – unika, inte genomsnittliga som ingen har – måste vara utgångspunkten. Goda flöde måste gå före traditioner, protektionism, fantasilöshet och ren och skär dumhet. Allt är ju möjligt, i stort sett. Människor som är fantasiresistenta är därför minst lika tråkiga och hämmande som de faktaresistenta.
Sjukvården är en annan flödesutmaning. Du funderar på varför man inte anställer tio logistiker i varje landsting. Ger dem förutsättningar att påverka för att snart se vårdköerna minska samtidigt med kostnaderna. Migration är ytterligare en flödesutmaning som enkelt förstås på metanivån. Möjligheterna skriker efter din uppmärksamhet, man måste inte vara briljant för att se dem. Men i nuläget är den utmaningen så ambitionslöst antagen och söndersuboptimerad att man behöver 10-potenser för att kvantifiera möjligheterna till förbättring. Men ingen har ansvar för eller vill se den flödesutmaningen.
Det är inte särskilt lätt att utveckla en verksamhet utan att bry sig om processerna. Det är inte särskilt lätt att lösa många av samhällsutmaningarna utan ett flödesperspektiv. Den som säger att ”det här med processer, det är över” eller tycker ”processer, det har vi provat och det gav inget” har byggt meningar av samma karaktär som ”det här med kompetens, det är över” eller ”ledarskap, det har vi provat och det gav inget.” Man kan blunda för delar av verksamhetens ekosystem, de finns där ändå och väntar på uppmärksamhet.
Det måste ha varit Mora Träsk som var först med att beskriva hur man behöver förhålla sig till processynsättet; vi kan inte gå runt det vi kan inte gå under det vi måste gå igenom det. Så gör det på ett roligt och stimulerande sätt. Gör skillnad. Välkommen upp på nivå 4.0. Det är inte så svårt att komma hit, här finns ingen trängsel och vi har väldigt roligt.
Inlägget publicerades först på bloggen andersljungberg.nu
