Det vanligaste sättet att klassificera processer är att dela in dem i huvud-, stöd-, och ledningsprocesser. I varje organisation är det viktigt att förstå hur dessa olika processer samverkar för att skapa värde.
Varje process har en tydlig och viktig roll – huvudprocesserna skapar direkt värde för era kunder, stödprocesserna möjliggör och underlättar, medan ledningsprocesserna säkerställer att er organisation styrs i rätt riktning.
I det här inlägget klargör vi skillnaderna mellan de olika processtyperna och du får lära dig vad som är viktigt inom respektive typ. Du får också med dig tips på hur du kan arbeta med verksamhetens processer för att öka ert värdeskapande.
Huvudprocesser utgör organisationens kärnverksamhet
Vad är en huvudprocess?
Huvudprocesser är processer som tillsammans beskriver organisationens kärnverksamhet. Det är genom dessa processer ni realiserar er affärsidé eller verksamhetsidé och skapar direkt värde för era kunder.
Genom att studera huvudprocesserna kan man skapa sig en översiktlig bild av varför verksamheten finns till och vad ni gör för att tillfredsställa era kunders behov.
Exempel på huvudprocesser
Några faktorer som påverkar vad huvudprocesserna innehåller är exempelvis vad organisationen erbjuder, vilka typer av kunder man har och vad organisationen har för mål och affärsmodell. Två processer som rimligtvis alltid utgör huvudprocesser är; den som syftar till att tillgodose kundens behov idag (tillhandahålla produkt eller tjänst) och den som syftar till att tillgodose kundens behov imorgon (exempelvis produktutveckling).
Ta ett tillverkande företag som exempel – där kan huvudprocesserna ofta beröra produktutveckling, produktion och leverans medan en tjänsteorganisation kan ha huvudprocesser som fokuserar på att hantera kundrelationer, genomförande av uppdrag, rådgivning eller annan direkt kundinteraktion.
Låt oss titta på hur huvudprocesser visualiserade i en huvudprocesskarta kan se ut för en restaurang.
Tips vid utveckling av huvudprocesser
För att huvudprocesserna ska kunna ge en tydlig översikt av verksamheten bör de inte vara för många. Antalet huvudprocesser bör inte överstiga 10 och i regel har de flesta organisationer ca 4–6 huvudprocesser.
Här kommer tre råd till dig som ska identifiera verksamhetens huvudprocesser och visualisera processerna i en huvudprocesskarta:
- Kartlägg alltid nuläge först – börja alltid att kartlägga era befintliga processer (ert nuläge) för att sedan identifiera förbättringspotential. Att ta fram en faktabaserad bild över hur det ser ut och förstå ert nuläge är avgörande.
- Fokusera på kundens behov och det värde ni skapar till kund – att utveckla processen från kundbehov till tillfredsställt behov, och inte från ax till limpa, är viktigt. Ha kunden och din verksamhets affärsidé i fokus vid utveckling av processen.
- Ta hjälp utifrån – att ta fram en huvudprocesskarta och tydligt koppla strategiska mål till verksamhetens operativa vardag är en utmaning. Vi har identifierat och designat hundratals processkartor och har spetskompetens när det gäller att samarbeta med ledningsgrupper för att designa värdeskapande huvudprocesskartor. Vad kan vi göra ihop?
Stödprocesser är interna stöttepelare
Vad är en stödprocess?
Medan huvudprocesserna skapar direkt värde för era kunder, finns det många interna aktiviteter som säkerställer att allt fungerar smidigt bakom kulisserna – dessa aktiviteter ingår i det som kallas stödprocesser eller möjliggörande processer.
Stödprocesserna riktar sig främst mot era interna kunder, vilket är olika avdelningar eller team inom din organisation. Stödprocesserna är betydande för att din organisation ska fungera friktionsfritt och är ofta fler till antalet än huvudprocesserna. Precis som namnet antyder är syftet med processerna att stödja kärnverksamheten.
Exempel på stödprocesser är olika processer kopplat till HR, IT-tjänster och ekonomihantering.
Tips vid utveckling av stödprocesser
Stödprocesserna är oerhört viktiga för att verksamheten ska fungera på ett bra sätt, men ibland kan stödprocesserna belasta huvudprocesserna på ett sätt så att de delvis tränger ut kärnverksamheten. Det drivs oftast av goda intentioner som en reaktion på brister i kärnverksamheten och omedvetet om konsekvenserna. Här är tre lösningar för att säkerställa att stödprocesserna förblir just stödjande:
- Se till att du koordinerar dina stödprocesser så att de harmoniserar med kärnverksamheten
- Säkerställ att det är en balans mellan era huvudprocesser och stödprocesser
- Om du ska distribuera uppgifter från stödverksamheten ut till kärnverksamheten behöver du säkerställa att du gör det på ett sätt som förstärker snarare än försvagar huvuduppdraget
Ta en titt på vårt populära webbinarium där vi går djupare in på dessa tre punkter.
Ledningsprocesser för effektiv styrning
Vad är ledningsprocesser?
För att säkerställa att din organisation som helhet arbetar mot era strategiska mål används ledningsprocesser.
Ledningsprocesserna skapar strukturen för hur ni styr, följer upp och samordnar verksamhetens alla delar. Ledningsprocesserna omfattar allt från strategisk planering – där ni sätter långsiktiga mål – till konkretiserade verksamhetsplaner, budgetering och uppföljning, för att säkerställa att ni får maximal effekt och når målen.
Ledningsprocesser används för att styra och koordinera huvud- och stödprocesserna så att chefer och medarbetare kan driva verksamheten framåt med fokus och riktning.
Hur kan ledningsprocesser förbättras?
Utan välfungerande ledningsprocesser skulle organisationen riskera att bli ineffektiv eftersom det inte skulle finnas någon tydlig riktning eller strukturerad uppföljning av hur arbetet går.
Idag är förändring ett normaltillstånd och vi möter många organisationer vars ledningsprocesser har blivit föråldrade. En utmaning är att många organisationer styrs och mäter funktionellt i stuprör trots att värde för kunden skapas över avdelningsgränser. Här är två förbättringsområden att arbeta vidare med:
- Prioritera fakta och nyckeltal: Rätt nyckeltal är viktigt för ledningsförmågan. Många organisationer har endast nyckeltal för funktioner och inte processer, vilket är problematiskt. Så hur går ni till väga för att säkerställa att ni har rätt nyckeltal?
Börja med att ställa frågan: varför ska vi mäta? Att ha en diskussion och gemensam bild av syftet med era mätningar och hur de ska användas är ett enkelt sätt att mäta mindre och ha färre nyckeltal, men med bättre kvalitet.
Besluta därefter vad ni ska mäta. Säkerställ att ni har nyckeltal som fokuserar på värdeskapandet för era kunder eller hur väl ni uppfyller er verksamhetsidé eller ert uppdrag. På Trivector LogiQ använder vi en metod som gör det enkelt för våra kunder att bygga mätsystem för hela organisationen eller enskilda processer. Genom att mäta det värde ni skapar för era kunder säkerställer du att rätt data finns tillgänglig för att fatta rätt beslut. - Fler avstämningar – håll kursen rätt: Många organisationer fastnar i en statisk ”plan-do-check-act”-modell. Genom att skapa fler avstämningar längs vägen kan ni justera och kalibrera er plan. Titta regelbundet på prognosen och fråga er: Är vi på väg åt rätt håll? Om inte, gör de justeringar som krävs.
Vill du ha fler konkreta tips för att stärka och modernisera era ledningsprocesser? Då är vårt inspelade webbinarium ett perfekt nästa steg.
Samverkan och samspelet mellan verksamhetens processer
Även om varje processtyp har sin egen specifika funktion, är det viktigt att förstå att de tre processtyperna är starkt sammanflätade och beroende av varandra.
Huvudprocesserna säkerställer att ni levererar värde till era kunder, men utan stödprocesserna skulle de inte kunna fungera effektivt. Samtidigt behöver både huvud- och stödprocesserna styras och följas upp av ledningsprocesserna för att organisationen ska kunna arbeta mot sina långsiktiga mål och strategier.
Genom att ha en god förståelse för hur dessa tre processtyper samverkar kan en organisation skapa en bättre struktur och få en mer välfungerande helhet. Det handlar om att balansera alla delar av verksamheten så att varje process får rätt resurser och uppmärksamhet för att bidra till det övergripande målet: att leverera värde till kunderna och samtidigt säkerställa verksamhetens långsiktiga framgång.
Vill ni ha hjälp på resan? Då finns vi här.
