”Det som mäts blir gjort”, brukar man säga och syfta på att man hjälper medarbetarna att prioritera rätt med mätning, och det är väl delvis rätt. All mätning syftar till att ge oss underlag till någon form av handling eller åtgärd. Åtgärden eller handlingen ska i sin tur bidra till att vi närmar oss våra gemensamma mål. Använder du mätsystemet rätt så fungerar det därför som ett bra styrmedel.
Många verksamheter gör samma misstag när det kommer till mätning. Kanske känner du igen något av följande i din verksamhet?
1. Man har för många mått
Ett vanligt misstag är att man mäter för mycket, vilket leder till mängder med information som ingen använder. Man kanske lägger till mått lite då och då, men glömmer bort att det är minst lika viktigt att rensa bort gamla mått som inte längre är lika relevanta.
Tips: Gör en prioritering, alla mått kanske känns viktiga men vilka mått är egentligen viktigast? Säkerställ att måttens koppling till strategi och mål är tydlig och tänk efter vad du egentligen ska göra med resultatet, leder resultatet till att några åtgärder tas?
2. Man mäter fel saker
Man kan mäta fel saker på många sätt:
- Ett vanligt sätt är att man mäter det som är enkelt att mäta. Om man ställer sig frågan ”vad är viktigast?” snarare än ”vad mäter vi enklast?” så möts man ibland av mätetal som kräver lite kreativitet att ta fram. Det är enkelt att fastna i tanken ”Nej det där kan vi inte mäta, det är omöjligt och det kommer inte bli exakt rätt hur vi än mäter”. Istället väljer man att mäta det som är enkelt att mäta, även om det blir helt fel i slutändan.
- Man mäter det man alltid har mätt. Många verksamheter fastnar i traditionella mått som använts tidigare, vilket leder till likartat eller oförändrat beteende hos medarbetarna och kanske till och med sämre resultat i och med att omvärlden förändras. Bara för att mätetalen var bra för tio år sedan är de kanske inte är lika relevanta för er idag?
Tips: Ersätt inte ”vad är viktigt”-analysen med enkla eller historiska mått. Se över mätetalen med jämna mellanrum, och låt inte argument som benchmarking göra att ni fortfarande mäter mindre viktiga eller i värsta fall irrelevanta saker. Och kom ihåg att det är ofta bättre att vi får ungefärliga mätresultat på det som är viktigt, än exakta mätresultat på fel saker!
- Man mäter saker man inte kan påverka. Ibland kanske man vill mäta saker man inte kan påverka av statistiska eller andra skäl, men om syftet med mätningen är att förändra eller styra ett beteende hos medarbetarna så är det viktigt att man mäter output istället för input.
Tips: Gör en analys av era mätetal, vilka mätetal kan medarbetarna själva påverka direkt och indirekt, och vilka kan de inte påverka hur mycket de än vill. Det här kan tyckas logiskt, men det är vanligare än man kan tro att det blir fel.
- Man använder sig av samma mått som alla andra. Ett mått som saknar betydelse för en verksamhet kan vara kritiskt för en annan. Om man inte har gjort en analys av vad som är viktigt för ens egen verksamhet så är det lätt att fastna i fällan ”Det här använder sig andra av, det är säkert bra att mäta.”
Tips: Ta hänsyn till just er verksamhet och era förutsättningar när ni bestämmer mätetal. Låt er inte påverkas för mycket av andra.
3. Man utgår bara från sina funktioner
Många verksamheter har inte ett integrerat mätsystem för hela verksamheten, utan flera mätsystem – ett för varje funktion. Måtten är ofta introverta och leder till att man missar helheten. Det kan till och med vara så illa att mätningarna visar att respektive funktion presterar bra trots att verksamheten som helhet inte gör det. Mätetalen ser bra ut men kunden är inte nöjd.
Tips: Genom att utgå från era processer när ni tar fram mätetal så täcker in andra aspekter som ni annars lätt hade kunnat missat om ni bara hade utgått från era funktioner.
Sist men inte minst. Se till att slutresultatet inte blir skrivbordsprodukter. För att lyckas med mätning behöver uppföljning och återkoppling fungera. Säkerställ att verksamheten är beredd att vidta åtgärder baserat på mätningens resultat, annars finns risken att medarbetare inte kommer att känna sig motiverade att försöka nå bättre resultat trots att ni har valt bra mätetal i grunden.
Mer information
På kursen Utveckla mätsystem för processer får du lära dig att tillämpa dessa mättips i praktiken.
