I detta inlägg går vi in på hur man kan använda Scrum i sin verksamhet. Hur man kan organiserar aktiviteter, skapa tydligheten i uppgifter och klara målsättningar för att skapa framgångsrika sprints.
I del 1 berättade vi om bakgrunden till Scrum om hur arbetssättet har förflyttat sig från IT-branschen till andra branscher samt vad det innebär att arbeta med Scrum som arbetssätt i projekt. I del 2 går vi in på hur du konkret kan använda Scrum i din verksamhet.
Såhär skulle du kunna använda Scrum i din verksamhet:
På startmötet av en sprint (dag 1)
- Skapa fyra kolumner på en tavla i kontoret, lägg fram en hög med postits framför tavlan och samla ditt team. I kolumnerna skriver du högst upp ”User stories”, ”To do’s”, ”Work in progress” och ”Done”.
- Börja med att definiera ”done”. Sätt dig ner tillsammans med ditt team och definiera dels vad målet för sprinten är och dels hur ni vet att ni har nått målet.
- Skapa user stories och skriv ner dem på postits. En user story är en informell, kort beskrivning av en önskan från kund eller användare kopplat till det ursprungliga målet (ex. ”som kund hade jag velat att…”). Att använda sig av user stories kopplat till målbilden kommer att skapa helt nya perspektiv och kanske gör det lättare att prioritera aktiviteter för att nå målet då fokus ligger på att tillfredsställa kundens behov. Sätt upp era user stories i den första kolumnen på tavlan.
- Definiera och prioritera to do’s. Inom Scrum kallas det här för backlog, vilket kanske inte låter särskilt positivt men i själva verket är det helt enkelt en lista av aktiviteter som ditt team behöver lösa för att ta er till målet. För varje user story: fundera kring problemställningen, ta några postits och skriv upp de aktiviteter som teamet skulle kunna testa för att flytta kundens önskan till ”done”.
- Låt teamet välja uppgifter. Varje person i teamet får ansvar för en eller flera postits som flyttas till ”work in progress” under tiden de bearbetas. Ägandeskap till alla aktiviteter är viktigt för att säkerställa att de blir utförda.
Under sprinten (dag 2-14)
- Håll daglig uppföljning. Ha dagliga ståmöten i teamet på max 5-10 minuter där ni tittar på listan av user stories och aktiviteter. Låt varje teammedlem gå igenom sina postits – se vad som gjorts sedan igår, vad som ska göras idag och vad som hindrar medarbetaren från att göra det idag. Inom IT är det här man säger ”jag har kört fast här, vem kan hjälpa mig?” och så löser man det inom teamet. Det viktiga är att alla postits är flyttade till ”done” innan sprinten är klar. Fungerar inte en aktivitet så slänger man den och tar fram en ny potentiell lösning på problemställningen. Precis som i militären hjälps man åt, Scrum är en metod som inte tror på individuellt arbete utan lagarbete med tydligt ägandeskap.
- Alla delar med sig. Under de dagliga mötena får varje medlem i teamet berätta om sina framsteg och hinder utan att någon annan i teamet avbryter. Ett tips här är att låta medlemmen hålla i något under tiden man talar vilket indikerar att ingen annan får tala under denna tid. När medlemmen talat klart kan de andra i gruppen bedöma vad som behöver göras eller vem i gruppen som är bäst lämpad att hjälpa medlemmen ta fram en alternativ lösning efter mötet. Mötet bör hållas kort.
När sprinten är över (dag 15, eller dag 1 av nästa sprint)
- Uppmärksamma små steg i rätt riktning. Inom Scrum benämner vi resan på postit-tavlan från ”user story” till ”done” som ett ”increment”. Inom IT betyder att en liten del av mjukvaran, kanske en mindre funktion, fungerar. Gå igenom varje resa och se till att framgången i just detta user case lyfts. Att lyfta fram små vinster är viktigt för att hålla uppe motivationen inom teamet.
- Följ upp. Med Scrum handlar det inte bara om att säkra att vårt vanliga arbete är agilt, utan även att metoden vi använder för att arbeta är tillräckligt agil för vår verksamhet. Ha en uppföljning efter varje sprint och se över om metoden fortfarande fungerar för er verksamhet eller om den behöver justeras. Är den effektiv eller hade den kunnat effektiviseras ytterligare? Vilka delar fungerar och vilka delar fungerar inte?
Vad tror ni? Vad är det som gör att Scrum blivit så populärt? Är det enbart den konstanta anpassningen till omvärlden, eller är det även tydligheten? Det skulle kunna vara tydligheten i uppgifter och klara målsättningar, eller att den nyttjar hög laganda och ett stark mänskligt behov av att ’checka av’ saker. Scrum skapar en konstant känsla av produktivitet när man hela tiden fokuserar på att klara små delmål. Tidshorisonten är aldrig längre än en månad eftersom omvärlden hinner ändras för mycket.
Hade delar av den här metoden fungerat inom er verksamhet, och i sådana fall vilka?
