TrivectorLogiQ logotyp
Sök
Stäng denna sökruta.
meny

Digitalisering för ett ökat värdeskapande 

Digitalisering för ett ökat värdeskapande. Denna bild symboliserar hur man med hjälp av verksamhetens processer kan uppnå mål och effektivisering med hjälp av digitalisering.

För det flesta verksamheter innebär en ökad digitalisering goda möjligheter att effektivisera eller vidareutveckla. För att säkerställa en smidig och ändamålsenlig digitalisering behöver det finnas en tydlig bild av vad som ska digitaliseras och varför. I den här artikeln tar vi upp tre sådana varför och beskriver på vilket sätt verksamhetens processer utgör en grundförutsättning för att lyckas med ett digitaliseringsprojekt.

Den bredare diskussionen kring digitalisering handlar i dag mycket om effektivisering. Kraven som ställs på så väl privata som offentliga verksamheter skruvas hela tiden upp och tempot på förändringen ökar. Vi måste få ut mer av verksamheten med mindre resurser. En ökad digitalisering kan vara ett svar på den nya kravbilden. I lyckade fall kan det ta sig uttryck i form av ökad konkurrenskraft, omfördelning av resurser eller ökad rättvisa i samhället.

Hur långt är det möjligt och önskvärt att gå när det kommer till digitalisering av samhället och företag? Det är svårt att svara på idag, men kommer vara en levande debatt under kommande decennier bland ledningsgrupper, lagstiftare, leverantörer och innovatörer.

Tre möjliga målsättningar med digitaliseringen

Fokus på digitalisering och dess möjligheter må ha ökat kraftigt under senare år, men det är inte i kärnan någon ny organism eller frågeställning. Digitalisering ska ses som ett tillvägagångssätt för att åstadkomma en förbättring eller förändring. Ansvaret för att sätta agendan vilar fortsatt på verksamhetens ledare och medarbetare.

Något förenklat kan vi se på syftet med digitaliseringen på tre sätt. Vi kan använda oss av digitalisering för att:

1. Eliminera arbete som ej är önskvärt

Denna typ av utveckling är framför allt tillämpbar i verksamheter som har en låg digital mognad. Det ej önskvärda handlar typiskt om repetitiva arbetsmoment som utförs av medarbetare men där den mänskliga inblandningen inte tillför någon nytta. Detta kan liknas vid hur maskiner tagit över farligt och fysiskt krävande arbete inom industrin. Datorer/IT-system är per definition utvecklade för att kunna utföra operationer på stora mängder data med minimal risk för fel.

Fokus för digitaliseringen här ligger på att sluta göra saker manuellt som ett modernt IT-system kan göra bättre.

2. Förbättra en leverans

I den typiska moderna verksamheten används redan IT-system till det mesta, men det innebär sällan att verksamhetens processer når sin fulla potential. Genom att vidareutveckla befintliga system i form av bättre integrationer, datahantering, automatisering och maskinlärande kan produktiviteten öka och leveransen gentemot kunder och intressenter förbättras.

Fokus ligger på att förbättra det som redan görs med hjälp av digitala verktyg och system.

3. Utveckla nya sätt att skapa värde på

Med ny teknik kommer nästa alltid möjligheter att ta innovativa kliv framåt. För de som vill och vågar finns det ofta möjligheter att omdefiniera hur värdet levereras. Sättet vi konsumerar strömmad media idag är ett enkelt och tillgängligt exempel. Grundprodukten och behovet är detsamma, men distributionskanalen har tack vare digitaliseringen blivit en helt annan. Idag bygger allt fler tjänster på digitala prenumerationer, för så väl privatpersoner som organisationer. I vissa fall är hela tjänsten digital och i andra fall är administrationen kring tjänsten fullt digital.

Fokus ligger på att transformera (en del av) verksamheten.

Viktigt att börja i rätt ända

Oavsett vilket fokus digitaliseringen har är det viktigt att den grundar i sig på en förståelse för verksamheten och att den kan motiveras av ett tydligt definierat verksamhetsbehov. ”Vi behöver bli effektivare för att klara av att möta de krav som våra kunder/medborgare ställer på oss” skulle kunna vara ett sådant behov. Om man utifrån det sedan ställer sig frågan; hur skulle vi kunna åstadkomma detta? så skulle en (ökad) digitalisering av arbetssättet kunna vara åtminstone en del av svaret på frågan.  

En ökad digitalisering behöver dock inte alltid vara det bästa eller det som bör prioriteras först. Att börja ett digitaliseringsprojekt utan att ha en tydlig bild av vad som ska åstadkommas är i bästa fall ett slöseri med resurser och i värsta fall något som kan skada verksamheten.

Digitalisering i tre steg

1. Visualisera

Ett viktigt första steg på varje digitaliseringsresa är därför alltid att säkerställa att det finns en tydlig och gemensam bild av det arbete som verksamheten utför. Det bästa sättet att beskriva detta på är i form av processkartor. Genom att kartlägga vår verksamhets processer tvingas vi att tydliggöra för oss själva och komma överens sinsemellan om hur värde skapas och hur arbetet bedrivs idag. Processkartläggningsarbetet i sig ger även viktiga insikter kring vad som skulle behöva förbättras och göras annorlunda. Etablerade sanningar om hur saker är eller borde vara kan ställas på ända.

2. Analysera

När tydliga processkartor och arbetsbeskrivningar finns på plats så kan de användas i en strukturerad analys för att identifiera förbättringsmöjligheter och för att designa ett önskat tillstånd. Om det framtida önskade arbetssättet pekar på en ökad digitalisering så kan den nya designen av arbetssättet användas som en viktig del i kravställningen mot utvecklingen av IT-system, vare sig om utvecklingen sker i intern regi eller av en extern leverantör. Om det nya systemet ska fungera i ett ekosystem med andra system är det också starkt rekommenderat att involvera en IT-arkitekt som kan skapa tydliga beskrivningar av gränssnitt och informationsflöden.

3. Kompromissa

I de flesta fallen finns det begränsningar i valda systemlösningar som gör att den önskvärda (optimala) arbetssättet inte fullt ut stöds. Tyvärr väljer många organisationer att då anpassa sina arbetssätt utifrån vad ett visst IT-system klarar av eller kan göra. Även här är det viktigt att vi har koll på våra processer. Genom att ha en tydlig förståelse för processerna blir det enklare att analysera vilka konsekvenser de föreslagna kompromisserna skulle få för den framtida verksamheten. Det gör det lättare att navigera rätt. 

Till sist, se till att hålla processkartorna uppdaterade genom projektet då det underlättar den löpande förankringen i verksamheten och införandet av det nya arbetssystemet / arbetssättet. 

Sammanfattning 

Digitalisering utgör för en majoritet av alla verksamheter en stor möjlighet att effektivisera värdeskapandet och har därför en självklar plats inom verksamhetsutvecklingen. För att digitaliseringen ska vara en tillgång är det viktigt att den har ett syfte som bygger på en tydlig förståelse för verksamheten. Genom att kartlägga verksamhetens processer blir det enklare att identifiera och prioritera vad som ska digitaliseras och det underlättar också både utveckling och implementation av de nya lösningarna. 

Dela med dina vänner