Många verksamheter vill bli mer agila och skapa agila arbetssätt och processer, agila team eller göra hela verksamheten agil. Men hur planerar man inför en omställning och vad bör man ha i åtanke när man ska designa agila arbetssätt och processer?
Den agila eran har sitt ursprung i mjukvaruutveckling. Därifrån är steget inte långt till att använda agilt tänk i andra typer av projekt eller utvecklingssammanhang. Men behovet av flexibilitet och anpassningsbarhet är stort även i andra delar av en verksamhet. Många letar därför efter möjligheter att skapa agila arbetssätt/processer, agila team eller till och med verksamheter som är agila i sin helhet. Ju längre ifrån man kommer ursprunget, desto mer får man tänka till kring hur man bäst ska tillämpa de agila grundtankarna. Här kommer ett förslag på hur man kan resonera då man vill designa agila arbetssätt och processer.
- Låt processens vision vägleda designen. Processens vision definierar bakgrunden till processens existens och vad som ultimat ska uppnås. Snabbhet, flexibilitet och anpassningsförmåga bygger på att det finns ett mål att förhålla sig till, ett mål som vägleder alla de beslut som behöver fattas på operativ nivå, utan detaljerade instruktioner till stöd. En del av förutsättningarna för att detta ska kunna ske grundläggs i själva designen av processen.
- Ta utgångspunkt i ett genuint kund/användarperspektiv. Agilt tänk är också en variant av kundorientering. Det är ett uttryck för en vilja att göra det som verkligen behövs och att aldrig säga nej till ny och mer relevant information, även om det smärtar och sänker värdet av det som gjordes igår.
- Bygg in ett iterativt arbetssätt. En agil process väntar inte på bättre förutsättningar eller inleds med omfattande planering. Den gör det som kan göras, den agerar utan att all information är tillgänglig. Uppstår osäkerhet så ger visionen vägledning. Iterativt och med högt tempo söker sig processen fram emot en lösning.
- Designa för kontinuerliga leveranser. Sök möjligheter till delleveranser, dvs försök att både skapa och leverera värde efterhand. Kontinuerliga leveranser är dessutom den ultimata avstämningen mellan kund och leverantör.
- Bygg in nära samarbete med processens intressenter. Utöver kunden kan andra väsentliga intressenter finnas. En agil process försörjer sig med aktuell information inte bara från kunden utan även från andra intressenter, allt för att försäkra sig om att det som görs är relevant.
- Bygg in strukturer för att hantera ändringar. Kontinuerlig hantering av ändringar i specifikation eller uppdrag är en central del av agilt agerande. En process behöver ha beredskap för att välkomna ändringar snarare än att motverka dem. En agil process hanterar ändringar till en jämförelsevis låg kostnad.
- Designa för kort ledtid. Eftersträva kortast möjliga ledtid. Lång ledtid ökar risken för att till hög kostnad leverera något som inte riktigt överensstämmer med aktuellt behov.
- Beskriv processen för både förståelse och operativt stöd. Att vara bunden till detaljerade instruktioner är inte att vara agil. Instruktioner måste kombineras med vägledande beskrivningar på mera övergripande nivå, ”varför” kompletterar och minskar behovet av ”hur”.
- Bygg processen och arbetet kring team snarare än individer. Autonoma individer är inte agila som grupp, samverkande individer är det. Undvik stafettliknande arbete till förmån för teambaserat.
- Designa för ett beslutsmässigt team. Många processer ”vandrar” hierarkiskt då högre ledningsnivåer återkommande ska involveras i styrande men icke-värdeadderande aktiviteter. Designa processen med utgångspunkt i att det går att skapa och stödja beslutsmässiga team som till stor del är självförsörjande i att fatta beslut.
En del av punkterna är såklart inte unika för det agila synsättet, likväl går de att härledas därifrån. Alla är inte heller möjliga att implementera i varje enskilt fall. Man kan också konstatera att flera av punkterna är överlappande. Exakt hur råden påverkar den specifika processen och dess design återstår att klura på för den som använder dem.
Artikeln publicerades först på bloggen andersljungberg.nu
